Họp họ là một sự kiện sinh hoạt cộng đồng quan trọng trong mỗi dòng họ. Hàng năm hoặc định kỳ theo quý hoặc tháng tuy theo mỗi dòng họ mà một dòng họ sẽ tổ chức với nhiều mục đích khác nhau, tùy thuộc vào truyền thống và mục tiêu cụ thể của gia đình.

Những hoạt động này giúp tạo ra một không gian tích cực và kết nối sâu sắc giữa các thế hệ trong dòng họ, cũng như gìn giữ và phát triển giá trị và truyền thống gia đình.

I. Các bước cần chuẩn bị trước buổi họp họ

Dưới đây là một số bước bạn có thể thực hiện để lên kế hoạch cho buổi họp họ:

1. Xác định Mục Tiêu của buổi họp họ:

• Xác đinh “Mục tiêu chính của buổi họp là gì?”
• Xác định những kết quả hoặc những điều muốn lan tỏa trong dòng họ

2. Chọn Thời điểm diễn ra họp họ

• Thời gian: Có thể chọn ngày nhân dịp giỗ của cụ tổ hoặc một sự kiện quan trọng của dòng họ thí dụ có người nhận bằng cấp, chức vụ cao…có quý tử hoặc cháu đích tôn nối dõi của dòng họ

3. Địa điểm họp họ

• Địa điểm: Có thể là nhà thờ họ hoặc nhà của trưởng họ, trưởng chi…

4. Chuẩn bị Nội Dung buổi họp họ:

• Xây dựng chương trình chi tiết với các mục tiêu cụ thể.
• Chuẩn bị tài liệu, bài thuyết trình, và mọi thông tin cần thiết trước buổi họp.

Lên kế hoạch cho một buổi họp không chỉ giúp đạt được mục tiêu mà còn tạo ra một quy trình tổ chức họp mạnh mẽ, nghiêm chỉnh và có ý nghĩa.

5. Thông Báo đến những người trong họ

• Thông báo, gửi thông tin chương trình và tài liệu liên quan (nếu có) trước buổi họp để mọi người có thể chuẩn bị.

II. Nghi thức/việc làm trong buổi họp họ

1. Chuẩn bị lễ vật thấp hương và thực phẩm và đồ uống phục vụ buổi họp :

• Nếu buổi họp kéo dài, xem xét chuẩn bị đủ thực phẩm và đồ uống so với số người dự trù tham dự.
• Chuẩn bị bài khấn cẩn thận khi dâng hương. Người chủ trì khấn cần được lựa chọn cẩn thận, thường là những cụ cao niên trong dòng họ hoặc là trưởng họ.

2. Điện thoại di động và trang thiết bị dùng trong buổi họp họ:

• Có thể yêu cầu mọi người tắt chuông điện thoại để không bị gián đoạn cuộc họp
• Sắp xếp người chụp ảnh/ghi hình, loa, mic (nếu có nhu cầu)
• Sắp xếp chuẩn bị bàn ghế và đảm bảo mọi thứ hoạt động trơn tru trước giờ diễn ra.

3. Nghi thức thực hiện:

• Thấp hương, dâng lễ, khấn các cụ
• Bắt đầu buổi họp: Cập nhật tình hình trong dòng họ về kết quả thực hiện những sự kiện đã thông báo trước đây ( nếu có)
• Chúc mừng sinh nhật/ mừng thọ/ khen thưởng các cháu hiếu học/ ….(nếu có)
• Triển khai chương trình chính của buổi họp theo lịch trình đã chuẩn bị trước: nêu nội dung của buổi họp
• Lập khung thời gian đề bàn luận và đưa ra ý kiến đóng góp
• Ghi chép lại những điểm chính, quyết định và cam kết công việc thực hiện sau buổi họp
• Tổng hợp ý kiến phản hồi từ những người tham gia để cải thiện cho lần tiếp theo.

III. Cập nhật thông tin trong gia đình và gia phả, thành viên trong họ

Để có thể nắm được thông tin dòng họ thì mỗi dòng họ cần phải cập thông tin về trạng thái thay đổi thành viên, ngoài để con cháu biết đến tổ tiên còn để các cụ nắm rõ những con cháu được sinh ra trong họ sau này.